¿Cómo cumplir la nueva cuota de contratación por discapacidad?

“Las compañías con hasta 500 empleados deben contar con al menos dos personas con discapacidad por cada 100 trabajadores.” — Reporte de Asuntos Legales sobre la reforma laboral

Desde el 25 de junio de 2026, las empresas colombianas obligadas enfrentan el cumplimiento de una nueva cuota de contratación de personas con discapacidad derivada de la reforma laboral. La noticia, reportada por Asuntos Legales el 16 de junio, describe una obligación que va más allá de contratar: exige identificar, certificar y registrar los vínculos laborales ante el Ministerio del Trabajo.

La mayoría de coberturas se han quedado en el titular: “dos personas con discapacidad por cada cien empleados”. Pero la trampa operativa no está en la contratación. Está en los pasos que vienen después, y que casi ninguna empresa tiene estructurados.

La noticia, atribuida

Según el reporte de Asuntos Legales, la reforma laboral introdujo una obligación cuya fecha de cumplimiento vencía el 25 de junio de 2026. A partir de esa fecha, la cuota es exigible y las empresas obligadas deben acreditar su cumplimiento.

Las cuotas, según la nota, operan por tramos:

Tamaño de empresa	Cuota exigida
Hasta 500 trabajadores	2 personas con discapacidad por cada 100 empleados
Más de 500 trabajadores	1 trabajador adicional por cada nuevo grupo de 100 empleados

El fundamento normativo citado por la noticia es el numeral 17 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, junto con los lineamientos del Ministerio de Salud para la certificación oficial de discapacidad.

La trampa que nadie explica: no es solo contratar

Aquí es donde la mayoría de empresas se equivocan. El cumplimiento no termina con la contratación. Tiene tres pasos, y saltarse cualquiera de los dos últimos hace que la obligación se siga incumpliendo aunque la persona ya esté en nómina.

Paso 1: Contratar o identificar. La empresa puede contratar nuevas personas con discapacidad o identificar trabajadores con discapacidad que ya forman parte de su nómina. La segunda opción es la más eficiente y la menos usada: muchas empresas tienen personal que desarrolla una condición de discapacidad durante la relación laboral (lesiones, enfermedad catastrófica, discapacidad sobrevenida) y no lo han documentado.

Paso 2: Certificación oficial del Ministerio de Salud. Este es el verdadero cuello de botella. No basta con que el trabajador tenga una condición de discapacidad; debe contar con certificación oficial expedida conforme a los lineamientos del Ministerio de Salud. Esa certificación tiene tiempos de trámite, requisitos médicos y validaciones administrativas que pueden demorar semanas o meses.

Paso 3: Registro ante el Ministerio del Trabajo. Una vez certificada la discapacidad, el vínculo laboral debe registrarse formalmente ante el Ministerio del Trabajo. Sin ese registro, la empresa no puede demostrar el cumplimiento y queda expuesta a sanción.

El caballo de Troya: la certificación del MinSalud

El error más común de las empresas es asumir que la identificación interna del trabajador con discapacidad es suficiente. No lo es. El Ministerio del Trabajo no acepta evaluaciones privadas, diagnósticos clínicos o documentos internos como prueba de discapacidad. Exige la certificación oficial expedida bajo los lineamientos del MinSalud.

Esa exigencia convierte un proceso que parece administrativo en un proceso que requiere planificación anticipada. Los tiempos de la certificación dependen de la entidad territorial de salud, del backlog local y de la documentación médica que presente el trabajador. Las empresas que esperaron hasta junio para empezar a identificar candidatos están, en la práctica, incumpliendo: aunque tengan al trabajador identificado, sin certificación oficial no hay registro válido.

El escenario que casi nadie prevé: trabajadores sin certificación

El caso más frecuente en empresas medianas y grandes es este: la organización identifica a tres o cuatro trabajadores con condiciones de discapacidad sobrevenida o preexistente, pero ninguno tiene la certificación oficial del MinSalud. ¿Cumple la empresa?

La respuesta corta, según la lógica de la obligación, es no. La identificación interna no reemplaza la certificación oficial. La empresa debe iniciar de inmediato el trámite de certificación para esos trabajadores y, mientras se resuelve, documentar el proceso para acreditar buena fe ante un eventual requerimiento del Mintrabajo.

El plan concreto para esos casos: mapear a todo el personal con condiciones de discapacidad conocidas, iniciar el trámite de certificación en paralelo, y mantener el registro interno de seguimiento que demuestre que la empresa no está ignorando la obligación sino gestionándola dentro de los tiempos administrativos razonables.

Riesgo sancionatorio

La pregunta incómoda es qué pasa si la empresa no cumple. La reforma laboral no introdujo una obligación simbólica: introdujo un deber cuyo incumplimiento puede activar la actuación del Ministerio del Trabajo, con multas, requerimientos administrativos y, en casos graves, exposición reputacional.

Para el abogado que asesora empresas, la consecuencia práctica es directa: la obligación de cumplimiento debe documentarse antes de que el Mintrabajo la requiera. Una empresa que no tiene el registro al día y que recibe una visita de inspección tiene muy poco margen de defensa. Una empresa que tiene el proceso documentado, los trabajadores certificados y el registro al día tiene un escudo administrativo robusto.

Conclusión

La pregunta con la que se abre esta nota —¿cómo cumplir la nueva cuota de contratación por discapacidad?— tiene una respuesta más compleja de lo que sugiere el titular. La cuota no es solo un número; es un proceso de tres pasos donde el cuello de botella no está en la contratación sino en la certificación oficial del MinSalud.

La pregunta incómoda, para cualquier empresa obligada, es esta: ¿tiene hoy los trabajadores identificados, las certificaciones en trámite y el registro al día, o está asumiendo el riesgo de una sanción creyendo que cumplir es solo contratar?

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